من الملاحظ في الأعمال الصغيرة أو التطوعية غالباَ ما يبذل الأعضاء جهدا كبيراً, وتضيع أوقات طويلة فقط في محاولة الترتيب والتنظيم والمتابعة لعمل معين, وذلك لعدة أسباب من أهمها:
- عدم وضوح رؤية الأهداف للجميع
- عدم تنظيم العمل بالشكل الصحيح
- عدم إستخدام الأدوات التقنية المناسبة التي قد تكون مكلفة أحياناَ لجمعية خيرية غير ربحية
في هذا المقال سنطرح ونتكلم بشكل مبسط عن بعض الحلول و الاداوات التي قد تساعد في تخفيف الجهود والضغوط على الأعضاء بنسبة 50% من الوضع الحالي, وهذه الحلول والأدوات مجانية وسهلة ومتوفرة للجميع.
أهداف المقال
تطوير الأعمال الصغيرة والتطوعية لتصل إلى المستوى الإحترافي بإستخدام ادوات سهلة ومجانية و متوفرة للجميع.
المتطلبات العلمية
العلم والمعرفة بأساسيات الإنترنت واستخدام التطبيقات المشهورة مثل (مايكروسوفت أوفيس, البريد الإلكتروني وسكايب)
المتطلبات التقنية
حاسوب شخصي أو لابتوب, هاتف ذكي و انترنت
الأدوات التي ستحتاجها لتطوير العمل
- برنامج جداول البيانات المشهور مايكروسوفت إكسل
- برامج التخزين السحابي
- برنامج سكايب
- برنامج تريلو “Trello”
أولاً: كيف تخطط لعملك أو مشروعك
من المهم جداً قبل أن تبدأ أي عمل أو مشروع لابد أن تضع الخطة اللازمة لنجاح هذا المشروع وإلا فقد حكمت عليه بالفشل قبل أن يبدأ, وكما قال “بنجامين فرانكلين” إذا فشلت في وضع الخطط فأنت فعلياً تخطط للفشل, سأذكر مثال بسيط جداً سيساعد على فهم أساسيات التخطيط ووضع الأهداف وخطة العمل.
” أُعطي مثالاً هنا على وضع خطة صغيرة لإلقاء ثلاث محاضرات خيرية عن السلامة, وهذا هو مشروعي للست شهور القادمة “
1- أكتب أهداف المشروع , فكتابة الهدف سيساعدك في التركيز على مشروعك وتقيم آداء المشروع لاحقاً
- هدفي في هذه السنة هو أن ألقي ثلاث محاضرات عن السلامة.
2- إسأل نفسك ماهي خطة التنفيذ
- خطة التنفيذ هي أن أبدأ في تجيهز مادة عن السلامة أو أن اختار محاضرين متخصصين لكي يلقو هذه الدورة, بعد ذلك سأبدء في تحديد الوقت و المكان المناسب لكل دورة.
3- لابد أن تضع الجدول الزمني لخطة التنفيذ
- 5 أيام لتجهيز المادة أو إختيار المحاضرين تبدأ من 5 نوفمبر 2014
- 3 أيام لإختيار المدرسين تبدأ من 12 نوفمبر 2014
- 3 أيام لإختيار وقت ومكان الدورة تبدأ من 15 نوفمبر 2014
ثانياً: من الملاحظ أننا نحضر الكثير من الإجتماعات وفي أغلبها لا ندري ما الهدف أو المطلوب من هذا الإجتماع , وحتى عندما ينتهي الإجتماع لا ندري ما هو المطلوب منا أو ماهي خطة العمل الناتجة عن هذا الإجتماع, فهو بإختصار كان مجرد مكان لضياع الوقت والدردشة وشرب الشاهي والقهوة.
1- قبل أن تبدأ إجتماعك لابد أن تكتب جدول الأعمال.
مثال على جدول الأعمال
- مناقشة مواضيع الحفل 15 دقيقة
- مناقشة الأمور اللوجستية للحفل 15 دقيقة
- سماع آراء الحضور 15 دقيقة
2- لا بد أن تشارك جدول الأعمال مع الحضور, لكي يعلموا ماهي النقاط المراد نقاشها في هذا الإجتماع.
3- أطلب من شخص أن يسجل محضر للإجتماع.
ثالثاً: إستخدم أحد برامج التخزين السحابي
فقدان الملفات وصعوبة مشاركتها ووجود أكثر من نسخة لملف معين في أكثر من جهاز هي من أكثر المشاكل التي تواجه العاملين في مكان غير مهيأ تقنياً بالأنظمة المطلوبة والحلول اللازمة.
- برامج التخزين السحابي مثل (ون درايف أو جي درايف أو دروب بوكس) سيساعدك كثيراً في تخزين الصور والمستندات على الإنترنت والوصول إليها من أي مكان و من أي جهاز سواء كان كمبيوتر أو هاتف ذكي و مشاركتها مع أعضاء الفريق والعمل معاً في نفس المستندات
رابعاً: برنامج سكايب جيد لعمل الإجتماعات عن بعد
- عن طريق برنامج سكايب تستطيع ربط أعضاء فريقك وأن تجتمع معهم من أي مكان وفي أي بلد دون الحاجة إلى التقيد بمكان معين, وتستطيع أيضاً مشاركة شاشة جهازك معهم وعرض المادة المطلوبة.
خامساً: برنامج Trello
هذا البرنامج سيساعدك كثيراً على إدارة مشروعك, فتستطيع من خلاله أن تنشأ مشروعا معينا ومن ثم إضافة الأشخاص العاملين في هذا المشروع وبعد ذلك تستطيع توزيع المهام ومتابعتها سواءً من جهاز الكمبيوتر أو حتى من الهواتف الذكية.
- سجيل أولاً في موقع بروداكتيف من هنا https://trello.com
- أنشأ مشروعك الجديد
- سمي مشروعك
- اختر إعدادات صلاحيات المشروع إما (عام) أي مرئي للجميع أو (خاص) مرئي للمجموعة المضافة فقط
- أضف الأشخاص العاملين معك في نفس المشروع
- أضف المهام
- اضف تفاصيل المهام ( صاحب لمهمة , التاريخ, التصنيف ..الخ )
- تابع المهام
وأخيرا لابد أن تعرف بأن التقنية ليس لها حدود, ومن المهم معرفة إحتياجات العمل والأداوات المناسبة وكيفية إستخدامها, فحاول أن تطوع التقنية لعملك لكي تستفيد ولا تطوع عملك للتقنية فتدخل في دائرة مغلقة.
MOSBlogs 
very good mashalah
إعجابإعجاب
Thank you
إعجابإعجاب